تعلم مبادئ أكسس
تمهيد:
قاعدة البيانات هي وسيلة ربط و معالجة مجموعة من المعلومات ذات الهدف المشترك والجدول هو مجموعة بيانات تخص موضوع معين مثلاً حركة الصندوق أو بطاقات المواد وعند تصميم الجداول يجب مراعاة ما يلي: مثال "جدول فاتورة وحيدة "
· تحديد الحقول اللازمة: اسم المادة، السعر الإفرادي، الحسم.
· لا تضف حقولاً محسوبة أو مستنتجة إلى الجدول "السعر الإجمالي."
· حدد نوع البيانات المناسب.
· حدد المفتاح الأساسي أو أنشئه.
إنشاء جدول:
· شغل أكسس
· اختر قاعدة بيانات فارغة وأعط اسماً لها أو اختر قاعدة بيانات موجودة
· في إطار قاعدة البيانات اختر الكائن جدول
· من شريط الأدوات اختر جديد ثم طريقة العرض تصميم
· أكتب أسماء الحقول وحدد أنواع البيانات
· اضبط خصائص الجدول والحقول
· حدد المفتاح الأساسي
أنواع البيانات:
أنواع الأرقام في أكسس:
نوع الرقم
ملاحظات
عدد الأرقام
المعنوية الآمنة
عدد الأرقام على يمين الفاصلة
الحجم
بايت
بايت
عدد طبيعي0-255
2
0
1
عدد صحيح (قصير)
عدد صحيح
4
0
2
عدد صحيح طويل عدد صحيح
9
0
4
معرف النسخة المماثلة
عدد صحيح
37
0
16
مفرد الدقة
فاصلة عائمة
6
-45 إلى +35
4
مزدوج الدقة فاصلة عائمة
14
-324 إلى +308
8
عملة
فاصلة ثابتة
19
4
8
عشري
فاصلة ثابتة
28
0 إلى 28
12
أنواع البيانات الأخرى:
النوع
البيانات
الحجم
نص
اسم المادة
من 1 إلى 255 حرف حد أقصى
مذكرة
ملاحظات
بلا حدود نظرياً
تاريخ وقت
تاريخ أو وقت
-
نعم لا
نعم لا
-
ترقيم تلقائي
رقم متسلسل يملئه البرنامج
خصائص الحقول:
النصوص:
حجم الحقل: يجب تحديد الحد الأعلى لعدد الحروف في الحقل.
الأرقام:
حجم الحقل: يشير إلى نوع الرقم
تنسيق: تحديد الشكل الذي سيظهر به الرقم
المنازل العشرية: عدد الأرقام التي ستظهر على يمين الفاصلة بغض النظر عن دقة الرقم
خاص بالأرقام العشرية:
دقة: عدد الأرقام المعنوية
مقياس: عدد الأرقام على يمين الفاصلة التي ستخزن بغض النظر عن عدد المنازل العشرية التي ستعرض
التاريخ:
تنسيق:
سبت، أحد، …
DDDD
كانون الثاني، شباط، …
MMMM
1999، 2000
YYYY
01، 02، 03، …
DD
01، 02، …
MM
99، 00
YY
1، 2، 3، …
D
1، 2، …
M
-
-
عام:
القيمة الافتراضية، قاعدة التحقق من الصحة، شرط التحقق من الصحة، قناع الإدخال، مطلوب، مفهرس.
المفتاح الأساسي:
كل سجل في الحقل هو مجموعة متماسكة من البيانات ولابد لهذه المجموعة من معرف فريد يميزها ويجب أن يكون المفتاح الأساسي إما عدد صحيح طويل أو نص حتى تضمن تجنب العديد من الأخطاء بالرغم من أن البرنامج يقبل أنواعاً أخرى من البيانات
إدخال البيانات:
بعد الانتهاء من تصميم الجدول يأتي دور إدخال البيانات. للتبديل إلى طريقة العرض صفحة بيانات انقر الأداة عرض. في أسفل صفحة البيانات كتبت عبارة سجل وبجوارها عدد من الأزرار ومربع نص يحتوي رقم السجل الحالي للانتقال إلى السجل التالي أو السابق أو السجل الأول أو الأخير أو إدراج سجل جديد. يحوي شريط الأدوات على أداة الفرز التصاعدي، الفرز التنازلي، التصفية حسب التحديد، التصفية حسب النموذج، حذف سجل …
قواعد إدخال النصوص:
· لا تدخل فراغاً قبل النص أو بعده.
· لا تدخل فراغاً ضمن الكلمة الواحدة
· أدخل فراغاً واحداً فقط بين كل كلمتين متجاورتين حتى و إن كانت الأولى منتهية بحرف غير متصل فعبارة "ما اسمك" يجب أن تحتوي فراغاً وحيداً.
· لا تدخل فراغاً قبل علامات الترقيم بما فيها -
· أدخل فراغاً واحداً بعد علامات الترقيم إلا إذا كانت نهاية الفقرة "زياد، عمر."
· في توضع علامة الترقيم {،} أو {.} قبل علامة الاقتباس {"} لا بعدها مثال: قال زياد: "صباح الخير."
· توضع علامات الترقيم خارج رموز الحقل مثال: الحقول في هذا الجدول هي: [الحقل الأول]، [الحقل الثاني].
· لا تمط الكلمات باستخدام الكشيدة
· عند الانتهاء من السطر لا تكتب علامة نهاية الفقرة أو علامة النهاية الإلزامية للسطر
Enter Or Shift + Enter
· أكتب الكلمة ذاتها بالطريقة ذاتها دائماً من حيث التشكيل و الهمزة و الياء
· استعمل تنسيقاً موحداً لكتابة المدخلات مثلاً "فيرميزول- 200مل"، "المفيد- 100غ"
تفادي الأخطاء:
· التأكد من أن بيانات الجدول تتعلق بموضوع واحد
· عدم تكرار الحقول في جداول متعددة
· إن تكرار كتابة البيانات ذاتها في جدول ما يدل على وجوب كونها في جدولين منفصلين
· إن وجود البيانات فارغة في حقل ما يعني وجود خطأ في التصميم
· يجب أن تكون البيانات في الحقل الواحد من ذات النوع
· خزن المعلومات حسب أصغر جزء منطقي لتسهيل التعامل معها فإذا كنت قادراً على وضع بيانات حقل ما في حقلين منفصلين بدون ترك أياً من البيانات فارغة ففعل ذلك فوجود حقل للاسم المستحضر وآخر لسعة العبوة أفضل من تخزين في حقل واحد
· ضمن كل المعلومات التي تحتاجها
قواعد إدخال الأرقام:
التقريب: يقاس كل رقم بدقة محددة فعند قولنا أن طول الدفتر 21سم فهذا يعني 21±0.5سم إلا إذا ذكر غير ذلك، وعند القول بأن وزن مادة ما 21.2كغ فهذا يعني أن الارتياب بحدود 50غ ويدعى الرقم المدون على اليمين بأنه الرقم الخطأ. ولا معنى لقولنا بأن رأس مال شركة ما هو 3123123ل س إذا كان الجرد أو الميزانية لم تراعي الاختلافات التي بحدود ليرة واحدة وبلاً من ذلك يجب إما تحيد مجال الارتياب مثلاً 3123123±500ل س أو كتابة ميزانية الشركة مقربة إلى أقرب 1000 مثلاً 31123000 ل س أو 31123ألف ل س ومن أجل تقريب الأرقام تتبع القواعد التالية:
نبقي الرقم الخطأ على حاله في الحالات التالية:
- إذا كان الرقم الذي على يمين الرقم الخطأ أصغر من 5 مثال: 123.4 يصبح 123
- إذا كان الرقم الذي على يمين الرقم الخطأ= 5 على ليس على يمينها أرقام أخرى والرقم الخطأ زوجي مثال: 124.5 تصبح 124
نضيف 1 إلى الرقم الخطأ في الحالات التالية:
- إذا كان الرقم الذي على يمين الرقم الخطأ أكبر من 5 مثال: 123.6 يصبح 124
- إذا كان الرقم الذي على يمين الرقم الخطأ= 5 على يمينها أرقام أخرى مثال: 123.532 يصبح 124
- إذا كان الرقم الذي على يمين الرقم الخطأ= 5 على ليس على يمينها أرقام أخرى والرقم الخطأ فردي مثال: 123.5 تصبح 124
الأرقام المعنوية: هي عدد الأرقام التي تؤثر بدقة الرقم ويمكن القول في معظم الأحيان بأنها عدد منازل الرقم بعد شطب الأصفار التي على يمين أو يسار الرقم فالرقم 0.00253 يحوي ثلاث أرقام معنوية فقط والرقم 31003000 يحوي خمسة أرقام معنوية فقط و منزلة الآلاف هي الرقم الخطأ. ويختلف عدد الأرقام المعنوية التي يمكن أن يخزنها حقل ما باختلاف نوع الرقم المستعمل في هذا الحقل كما هو موضح في الجدول السابق فإذا كنت تريد إجراء حسابات بدقة لا تزيد عن 10-4% فإن نوع الرقم مفرد الدقة هو المناسب لعملك أما إذا كنت تريد دقة أكبر فربما يكون الرقم مزدوج الدقة هو الأنسب.
الفاصلة الثابتة: هي تخزين الرقم في الذاكرة بعدد ثابت من المنازل العشرية فإذا كان نوع الرقم عملة فإن 10 ل س تخزن في الذاكرة على الشكل 10.0000 لأن النوع عملة ذو فاصلة ثابتة دقتها 4 منازل عشرية
الفاصلة العائمة: هي تخزين الأرقام المعنوية للرقم في الذاكرة ثم تخزين موقع الفاصلة بشكل منفصل فالتخزين الرقم 1230000 في الذاكرة يخزن الكمبيوتر الأرقام 123 ويخزن أيضاً عدد الأصفار الواجب إضافتها وبالتالي فإن الأرقام ذات الفاصلة العائمة يمكنها تخزين أرقام كبيرة جداً مثل 30010 وأرقام صغيرة جداً مثل مقلوب الرقم السابق.
تصفية السجلات:
تصفية حسب التحديد، تصفية حسب النموذج، تصفية مع استبعاد التحديد، عامل تصفية متقدم: <, >، =، <>، <=، >=.
إطار قاعدة البيانات:
عند فتح جدول أو أي كائن آخر في قاعدة البيانات فإن إطار قاعدة البيانات يكون مخفياً و لإظهاره اختر من القائمة إطار ثم إطار قاعدة البيانات كما قد يكون شريط الكائنات متقلصاً ولفرده انقر زر الكائنات
جديد تصميم فتح
الكائنات أسماء المواد
جداول
أسماء المودعين
استعلامات
الإيداعات
نماذج
جدول المبيعات التفصيل
تقارير
جدول المبيعات الإجمالي
صفحات
وحدات ماكرو
وحدات نمطية
مجوعات
لإنشاء جدول ما انقر جداول في شريط الكائنات ثم انقر الأداة جديد ولتعديل تصميم جدول موجود حدد الجدول ثم انقر الأداة تصميم أما لإدخال البيانات فانقر الجدول المطلوب نقراً مضاعفاً.
عند البدء بتصميم يظهر مربع حوار بالطرق الممكنة لإنشاء جدول وهي: طريقة العرض صفحة بيانات، طريقة العرض تصميم، معالج الجداول، استيراد جدول، ربط جدول.
ستقتصر دراستنا على طريقة العرض تصميم كونها الطرقة الأمثل لإنشاء جدول:
اسم الحقل
نوع البيانات
الوصف
خصائص الحقل
عام
بحث
تنسيق
القيمة الافتراضية
…..
نحدد أسماء الحقول وأنواع البيانات كما نحدد خصائص الحقل
مثال رواتب العمال:
حقول البيانات ونوع البيانات المطلوب: اسم العامل(نص 20حرف،) الراتب المقطوع(رقم مفرد الدقة،) تعويض الاختصاص(رقم مفرد الدقة،) طبيعة العمل(رقم مفرد الدقة،) التعويض العائلي(رقم مفرد الدقة،) أيام الدوام(رقم مفرد الدقة،) عدد الساعات الإضافية(رقم مفرد الدقة،) كما يمكن أن يحوي بعض الحقول الأخرى.
الحقول المحسوبة: وهي حقول يجب أن لا يتضمنها الجدول وهي أجرة اليوم، أجرة الساعة العادية، أجرة الساعة الإضافية ….
مثال جدول المبيعات التفصيل:
حقول البيانات ونوع البيانات المطلوب: رقم البند في الفاتورة(عدد صحيح طويل،) اسم المادة، الكمية(رقم مفرد الدقة،) السعر الإفرادي(رقم مفرد الدقة،) رقم الفاتورة(عدد صحيح طويل،) اسم الزبون(نص 20حرف،) تاريخ البيع(تاريخ،) طريقة الدفع(نص 10أحرف.)
الحقول المحسوبة: وهي حقول يجب أن لا يتضمنها الجدول السعر الإجمالي، إجمالي الفاتورة.
يمثل كل بند في الفاتورة سجلاً مستقلاً في الجدول مما سيطرنا لكتابة اسم الزبون والعديد من التفاصيل الأخرى في كل سجل ولتفادي ذلك يمكن أن نضيف فقط السجلات التي تتعلق ببنود الفاتورة ورقم الفاتورة ولكن لا نضيف باقي معلومات مقدمة الفاتورة وسنتعلم لاحقاً كيف نجعل الكمبيوتر يستعيد تلك المعلومات من جدول آخر.
مثال رأس المال الدائر وحساب الأرباح:
إن تقدير رأس مال منشأة اقتصادية ليس في غاية السهولة فالأموال تدخل وتخرج يومياً فالمبلغ الذي لا يبقى من أول السنة إلى آخرها يحقق ضعف العائد الذي يحققه مبلغ مكث في المنشأة نصف عام فقط ولتبسيط الأمر تعتبر الأموال الداخلة كمبالغ بقيت إلى نهاية العام أما المسحوبات فتعتبر كمبالغ سلبية.
لتحديد رأس مال المنشأة يجب في تدوين حركة الأموال وتواريخها ثم نطلب من الكمبيوتر القيام بتحديد المدة و أثر هذه الحركة على رأس المال.
حقول البيانات ونوع البيانات المطلوب: اسم العميل(نص 20حرف،) المبلغ(رقم مفرد الدقة،) التاريخ(تاريخ.)
العلاقات
تمهيد:
لقد لاحظنا في مثال جدول المبيعات أن أحد الجداول قد يحتاج معلومات من جدول آخر فكيف يمكن إنشاء علاقة بين جدولين؟
أنشئ جدول المبيعات التفصيل: رقم البند في الفاتورة(عدد صحيح طويل،) اسم المادة(نص 20 حرف،) الكمية(رقم مفرد الدقة،) السعر الإفرادي(رقم مفرد الدقة،) رقم الفاتورة(عدد صحيح طويل.)
أنشئ جدول المبيعات الإجمالي: رقم الفاتورة(عدد صحيح طويل- مفتاح أساسي،) اسم الزبون(نص 20حرف،) تاريخ البيع(تاريخ،) طريقة الدفع(نص 10أحرف.)
في الإطار قاعدة بيانات اختر القائمة أدوات- علاقات. ثم انقر الأداة إضافة جدول وأضف الجدولين السابقين.
في نافذة العلاقات اسحب رقم الفاتورة من جدول المبيعات الإجمالي وألقها فوق رقم الفاتورة في جدول المبيعات التفصيل فيظهر مربع حوار فعل الخيارات التالية فيه: فرض التكامل المرجعي، تتالي تحديث الحقول المرتبطة، تتالي تحديث الحقول المرتبطة. ثم اختر إنشاء. يرسم أكسس خطاً بين الحقول ذات العلاقة، لتحرير العلاقة أو حذفها انقر بزر الفأرة الأيمن على هذا الخط ثم انتق الخيار المناسب.
التكامل المرجعي:
التكامل المرجعي يحمي المستخدم من الوقوع في الخطأ كإدخال بند في فاتورة غير موجودة مثلاً أي أنه يمنع الجداول المرتبطة من أن تحتوي على معلومات متباينة فيما بينها إلا أنه يمنعنا من تحرير السجلات المرتبطة أو حذفها فلا يمكننا مثلاً حذف فاتورة منشأة أو تغير رقمها وإذا رغبنا بتخطي هذين العائقين نختار تتالي تحديث الحقول المرتبطة، تتالي تحديث الحقول المرتبطة. وعندها فإن حذف فاتورة من جدول الفواتير سيحذف كامل بنود هذه الفاتورة في جدول المبيعات التفصيل، كما أن تغير رقم فاتورة في جدول الفواتير سيجري تعديلاً على جدول المبيعات التفصيل بحيث تحافظ الفاتورة على البنود المسجلة ضمنها.
أنواع العلاقات:
رأس بأطراف:
إن العلاقة سابقة الذكر هي علاقة رأس بأطراف وهي العلاقة المثلى بين جدولين حيث يقابل كل سجل من جدول الرأس عدداً من السجلات في جدول الأطراف فكل صفحة في جدول المبيعات الإجمالي ترتبط بعدد من السجلات في جدول المبيعات التفصيل أي أن الحقل المرتبط في الجدول الرأس هو قيم فريدة غير قابلة للتكرار أو مفتاح أساسي أما في جدول الأطراف فإن الحقل المرتبط هو قيم قابلة للتكرار في هذا الجدول.
رأس برأس:
علاقة يقابل فيها كل سجل من الجدول الأول سجلاً واحداً من جدول الثاني مثال: جدول تاريخ تعين العمال، جدول الكفاءة العلمية للعمال. وفي هذه الحالة يمكن دمج الجدولين في جدول واحد أي أن الحقل المرتبط كلا الجدولين هو قيم فريدة أو مفتاح أساسي.
أطراف بأطراف:
علاقة تربط مجموعة من السجلات من الجدول الأول مع مجموعة من السجلات في الجدول الثاني وفي هذه الحالة فإن العلاقة تكون عبر جدول ثالث ومثال ذلك اسم العميل في جدول المبيعات الإجمالي يرتبط باسم العميل في جدول المشتريات الإجمالي ولكن إنشاء علاقة مباشرة بهذا الشكل أمر غير سليم وبدلاً من ذلك يجب إنشاء علاقتين الأولى بين اسم العميل في جدول المبيعات مع اسم العميل في جدول العملاء والثانية بين اسم العميل في جدول المشتريات مع اسم العميل في جدول العملاء وكلا العلاقتين من النوع رأس بأطراف
نوع الربط:
يحدد الطريقة التي تتعامل بها العلاقة مع السجلات الموجودة في أحد الجداول وليس لها مقابل في الجدول المرتبط.
إدخال البيانات:
هذه المعلومات تنطبق فقط على أكسس 2000
لإدخال البيانات في الجدولين جدول المبيعات الإجمالي وجدول المبيعات تفصيل فإننا نفتح فقط جدول المبيعات الإجمالي وعند كتابة رقم الفاتورة تظهر إشارة + على يمن الجدول وبنقرها تنفتح قائمة من جدول المبيعات تفصيل لتمكننا من إضافة بنود إلى الفاتورة كما يلي:
رقم الفاتورة
التاريخ
اسم العميل
الحسم الكلي
+
1
5/8/2000
0.00%
+
2
13/2/2000
0.00%
<
-
3
13/2/2000
0.00%
رقم البند
اسم المادة
الكمية
السعر الإفرادي
1
حمص
55.56
30.50
2
بندوة
3.50
22.00
<
3
ليمون
2.00
30.55
*
*
يشار إلى السجل الحالي بالرمز مثلث وإلى إضافة سطر جديد بالرمز نجمة
عند الرغبة بإضافة بند في الفاتورة الحالية فإننا نكتب في السجل الأخير من الجدول الفرعي وعند الرغبة بإضافة فاتورة جديدة فإننا نكتب في السجل الأخير من الجدول الرأس لإغلاق تفصيلات الفاتورة ننقر علامة – ولعرض تفصيلات فاتورة ما ننقر علامة +
مثال قاعدة بيانات رأس المال الدائر:
· جدول العملاء: اسم العميل( نص 20 حرف- مفتاح أساسي.)
· جدول المبالغ:رقم العملية( ترقيم تلقائي- مفتاح أساسي،) اسم العميل(نص 20 حرف،) المبلغ(رقم مفرد الدقة،) تاريخ العملية( تاريخ.)
· العلاقات اسم العميل في جدول الرأس جدول العملاء= اسم العميل في جدول الأطراف جدول المبالغ. فرض التكامل المرجعي، تتالي حذف الحقول المرتبطة، تتالي تحديث الحقول المرتبطة.
· لإدخال البيانات أفتح جدول الرأس فقط "جدول العملاء."
مشاكل التكامل المرجعي:
يجب فرض التكامل المرجعي قبل البدء بإدخال البيانات لكن ماذا لو كانت البيانات موجودة أصلاً وتحتوي بعض الأخطاء كوجود بند في جدول المبيعات تفصيل غير تابع لأي فاتورة في جدول المبيعات الإجمالي؟ بالتأكيد سيرفض الكمبيوتر فرض التكامل المرجعي في حال وجود البيانات الخاطئة ولتصيح المشكلة يمكن اللجوء إلى معالج استعلام البحث عن غير المتطابقات كما يلي:
أنشئ العلاقة بين الجدولين لكن دون فرض التكامل المرجعي
في الإطار قاعدة بيانات انتق الكائن استعلام ثم انقر الأداة جديد
في مربع الحوار استعلام جديد اختر معالج استعلام البحث عن غير المتطابقات ثم موافق
اختر اسم الجدول الأطراف " جدول المبيعات تفصيل " ثم انقر التالي
اختر اسم الجدول الرأس " جدول المبيعات الإجمالي " ثم انقر إنهاء
تظهر قائمة بالحقول الموجودة في الجدول الأطراف وليس لها مقابل في الجدول الرأس إما احذف هذه السجلات أو أضف مقابلات لها في الجدول الرأس كإضافة فواتير إلى الجدول الرأس تحمل نفس أرقام الفواتير في الاستعلام
من القائمة أدوات اختر علاقات ثم انقر بزر الفأرة الأيمن على العلاقة المطلوبة واختر تحرير العلاقة ثم افرض التكامل المرجعي، تتالي تحديث الحقول المرتبطة، تتالي تحديث الحقول المرتبطة.
